Del IV
Ha oversikt.
Når bedriften vokser, blir det mer å holde styr på hver uke. Del IV handler om å se det viktigste raskt, la rutinearbeidet gå av seg selv og koble sammen verktøyene dine, så ingenting faller mellom to stoler.
18 · Ha oversikt
Ukesgjennomgangen
Tretti minutter i uka, med de samme fem spørsmålene. Den vanen holder alt det andre i gang.
Slik ser det ut når det er bra:
- Du setter av de samme tretti minuttene hver uke.
- Du ser på de samme få tallene: henvendelser, vunne oppdrag, penger inn, anmeldelser og åpne tilbud.
- Du sjekker hva som står fast: svar som drøyer, tilbud som har gått stille, ubetalte fakturaer.
- Du velger én ting å gjøre bedre denne uka, og én person har ansvaret.
- Du sjekker raskt hvordan det gikk med det dere skulle forbedre forrige uke.
Hvorfor det lønner seg
De fleste små problemer vokser seg store fordi ingen så på dem i tide. En kort ukesgjennomgang fanger opp at henvendelsene faller, at et tilbud er i ferd med å kjølne eller at en dårlig anmeldelse har kommet inn, mens du ennå kan gjøre noe med det — og uka som kommer, blir roligere.
Slik gjør du det
Still de samme fem spørsmålene hver uke:
- Hvor mange henvendelser fikk vi, og hvor mange ble til oppdrag?
- Hva venter på oss: svar, tilbud, bookinger?
- Hva kom inn på konto, og hva gikk ut?
- Hva sa kundene denne uka?
- Hva er den ene tingen vi skal gjøre bedre, og hvem har ansvaret?
et regneark med førti faner som ingen åpner.
én side: fem tall, tre ting som venter, én beslutning.
- Henvendelser
- 11
- Vunne jobber
- 4
- Innbetalt
- 86k
- Anmeldelser
- 3
- Åpne tilbud
- 7
Venter på oss
- Svare Hansen om tilbygget
- To tilbud som har stått stille i en uke
- Én ubetalt faktura fra august
Ukas viktigste
Følg opp de to stille tilbudene innen onsdag. Ansvarlig: Kari.
Eksempeltall til illustrasjon.
19 · Ha oversikt
La rutinene gå av seg selv
Gjør du den samme oppgaven hver uke, skriver du den ned én gang — og lar den gå av seg selv.
Slik ser det ut når det er bra:
- Du har en liste over oppgavene du gjentar hver uke eller måned.
- Hver av dem har tydelige instrukser: hva som skal gjøres, hvor, og hvordan det ser ut når det er «ferdig».
- Faste sjekker og rapporter går etter en plan, uten at du må huske på dem.
- Du får bare varsel når noe krever en beslutning.
- Alt som går til kundene, venter fortsatt på at du godkjenner det.
Hvorfor det lønner seg
Oppgaver du gjentar, stjeler timer fra arbeidet bare du kan gjøre. Nedskrevne rutiner holder også bedriften i gang når noen er syke, på ferie eller nye i jobben — og de gjør det trygt å overlate arbeid til Dagny.
Slik gjør du det
- Skriv i to uker ned hver oppgave du gjentar.
- Plukk ut de tre som tar mest tid eller oftest blir glemt.
- Skriv ned stegene, verktøyene og resultatet du venter deg for hver av dem.
- Bestem hva som kan gå av seg selv, og hva du vil godkjenne først.
- Gå gjennom lista én gang i kvartalet.
«Jeg pleier å sjekke annonsene på mandager, hvis jeg husker det.»
«Hver mandag klokka 8: sjekk annonseforbruket mot henvendelsene, marker alt som kostet mer enn 400 kr per henvendelse, og send meg en kort melding.»
- 1Skriv den ned én gangSteg, verktøy og hva «ferdig» betyr.
- 2Bestem hva du må godkjenneAlt kundene ser, venter alltid på deg.
- 3Bestem hvor ofteDaglig, ukentlig eller månedlig.
- 4Varsle bare ved behovRolige uker får være rolige.
20 · Ha oversikt
Koble sammen verktøyene dine
Hvert verktøy du kobler til, gir Dagny mer å jobbe med og flere oppgaver å ta seg av. Start med de få som betyr mest.
Slik ser det ut når det er bra:
- Du kobler til e-post, kalender og Google-verktøyene først.
- Hvert verktøy har tydelige tillatelser: bare lese, lage utkast, eller handle når du har godkjent.
- Du vet hva Dagny kan se og gjøre i hvert verktøy.
- Du legger til et verktøy når det finnes en jobb for det, ikke alle på én gang.
Hvorfor det lønner seg
Det meste av arbeidet i denne håndboka går på tvers av verktøy: en henvendelse i innboksen, en avtale i kalenderen, et kundekort i CRM-systemet, en side på nettsiden. Henger verktøyene sammen, glir arbeidet. Gjør de det ikke, er det du som sitter og kopierer mellom dem.
Slik gjør du det
Koble til i denne rekkefølgen:
- Nettsiden din og Google Search Console — for å bli funnet.
- Google Bedriftsprofil — for å bli valgt.
- E-post og kalender — for å svare og booke.
- Analyse og annonser — for å se hva som virker.
- CRM, sosiale medier, nyhetsbrev og betaling — når du er klar til å vokse.
- 1Nettsiden din og Google Search Console — bli funnet
- 2Google Bedriftsprofil — bli valgt
- 3E-post og kalender — svar og avtal tid
- 4Analyse og annonser — se hva som virker
- 5CRM, sosiale medier, nyhetsbrev, betaling
Et godt sted å begynne
Sett bort én jobb denne uka.
Nå vet du hvordan det ser ut når det er bra. Velg en oppgave fra «Dette gjør Dagny», eller fortell Dagny hva du vil få til.
Ta den med deg
Gratis PDF · 51 sider
Hele håndboka i én PDF.
Fire deler, 20 kapitler, arbeidsarkene og sjekklista med 40 oppgaver. Les uten nett, skriv ut eller del den videre.51 sider du kan lese uten nett, skrive ut eller dele med de ansatte.